Cách quản lý hóa đơn điện tử khoa học và an toàn

Ngoài việc hiểu rõ cách khởi tạo và phát hành hóa đơn trên phần mềm Sinvoice Viettel, người dùng cần có phương pháp để quản lý hóa đơn điện tử một cách khoa học và an toàn.

VÌ SAO PHẢI NÊN HỌC CÁCH QUẢN LÝ HÓA ĐƠN?

Bởi vì bất kỳ loại hóa đơn nào liên quan đến giao dịch đều quan trọng với Doanh Nghiệp. Nó không chỉ là chứng từ để xác minh việc mua bán giữa Doanh Nghiệp và người tiêu dùng và còn dùng để xác minh giữa Doanh Nghiệp và Cơ Quan Thuế.

Vậy nên việc quản lý hóa đơn tốt sẽ giúp Doanh Nghiệp có thêm những lợi ích thiết thực sau:

  • Tiết kiệm thời gian
  • Tiết kiệm chi phí cho nhân lực làm việc
  • Quá trình tra cứu, tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng
  • Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được chính xác
  • Đảm bảo sự minh bạch cho doanh nghiệp
  • Tránh được các rủi ro về mất, cháy, hỏng hóa đơn
  • Tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn

CÁCH QUẢN LÝ HÓA ĐƠN KHOA HỌC VÀ AN TOÀN

1. Sao lưu đều đặn theo tuần hoặc theo tháng

Việc sao lưu (Backup) hóa đơn trên hệ thống Sinvoiceviettel phải luôn được chú trọng, những hóa đơn nào đã được phát hành sẽ được lưu trên hệ thống. Người dùng chỉ cần truy cập phần mềm, vào mục quản lý hóa đơn, tải các hóa đơn đã được phát hành.

Sau đó hãy lưu những hóa đơn này vào một Folder có ghi chú theo ngày tháng.

2. Sao lưu dữ liệu lên Google Driver

Đối với tài khoản doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ Google Driver sẽ được cấp tài khoản unlimit cho phép tải dữ liệu lên không giới hạn. Người dùng chỉ cần lưu những hóa đơn trên này để tiện cho việc truy xuất hóa đơn khi cần.

3. Tra cứu hóa đơn khi cần

Đây là cách cuối cùng khi người dùng muốn tìm kiếm hóa đơn, việc tra cứu được tiến hành theo yêu cầu: Ngày hóa đơn, số hóa đơn, trạng thái phát hành, trạng thái gửi hóa đơn cho khách hàng…

Tham khảo thêm: Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Đúng Cách.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *